Projekt oder Routine? 3 wesentliche Erkenntnisse zur Differenzierung

 Haben Sie das auch schon erlebt? Der Begriff „agil“ wird im Arbeitsalltag oft wie ein Zauberwort verwendet – eine Lösung für jedes Problem, eine Methode für jede Aufgabe. Diese pauschale Anwendung führt jedoch häufig zu Missverständnissen und Verwirrung. Aber ist es wirklich sinnvoll, die Entwicklung eines brandneuen Produkts genauso zu behandeln wie die laufende Optimierung einer bestehenden Software? Ist die Unterscheidung zwischen einzigartiger Projektarbeit und alltäglichen Routineaufgaben vielleicht der entscheidende Faktor für den Erfolg?

Dieser Artikel beleuchtet drei wichtige, oft übersehene Erkenntnisse aus der Welt von PRINCE2 Agile, die Ihnen helfen werden, Klarheit in das Chaos zu bringen und den richtigen Ansatz für die richtige Aufgabe zu wählen.

Erkenntnis 1: PRINCE2 Agile ist ausschließlich für Projekte gedacht

Die erste und vielleicht wichtigste Erkenntnis ist die klare Abgrenzung des Anwendungsbereichs. Während „Agile“ als allgemeine Philosophie und Sammlung von Techniken breit einsetzbar ist, wurde die spezifische Methodik „PRINCE2 Agile“ streng für den Kontext von Projekten entwickelt. Das offizielle Handbuch macht dies unmissverständlich klar: PRINCE2 und PRINCE2 Agile eignen sich nur für Projekte.

Um zu verstehen, was PRINCE2 Agile genau ist, hilft die offizielle Definition:

PRINCE2 Agile beschreibt, wie Sie PRINCE2 so konfigurieren und anpassen, dass Sie PRINCE2 möglichst effektiv mit agilen Werten, Konzepten, Frameworks und Techniken kombinieren können.

Warum ist diese Abgrenzung so wichtig? Sie zu ignorieren, bedeutet, mit Kanonen auf Spatzen zu schießen. Wendet man ein strukturiertes Projektmanagement-Framework auf das Tagesgeschäft an, führt dies zu unnötiger Bürokratie, verlangsamt inkrementelle Verbesserungen und demotiviert stabile Teams mit exzessivem Overhead. Rollen, Phasen und Kontrollmechanismen, die für komplexe Projekte unerlässlich sind, werden zur Belastung, wo sie keinen Mehrwert schaffen.

Erkenntnis 2: Projekt vs. Tagesgeschäft – Zwei Welten, unterschiedliche Regeln

Der Schlüssel zum Verständnis von PRINCE2 Agile liegt in der fundamentalen Unterscheidung zwischen Projektarbeit und dem sogenannten „Business as Usual“ (BAU), also dem Tagesgeschäft. Es handelt sich um zwei verschiedene Arten von Arbeit mit grundlegend unterschiedlichen Merkmalen.

Die folgende Tabelle stellt die zentralen Unterschiede gegenüber:

Merkmale eines Projekts	Merkmale von BAU
Befristet	Fortlaufend
Team wird zusammengestellt	Stabiles Team
Schwierig	Routine
Ein gewisses Maß an Unsicherheit	Ein gewisses Maß an Sicherheit

Dieser fundamentale Unterschied wird im Prozessfluss deutlich sichtbar. Ein Projekt ist ein komplexes Vorhaben, das eine robuste Steuerungsstruktur erfordert. Deshalb wird es von zwei kontinuierlichen Ebenen begleitet: der Projektlenkung, die die strategische Richtung vorgibt und wesentliche Entscheidungen trifft, und dem Projektmanagement, das die tagtägliche Koordination und Ausführung verantwortet. Diese beiden Kontrollschichten sind essenziell, um die für Projekte typischen Herausforderungen zu meistern: die Einbeziehung vieler Stakeholder, beträchtliche Unsicherheiten und möglicherweise über verschiedene Standorte verteilte Teams.

Unter diesem steuernden Rahmen durchläuft das Projekt sequenzielle Stadien – von den Vorarbeiten über die Initiierungsphase bis zur Entwicklung eines neuen oder stark überarbeiteten Produkts. Nach Abschluss des Projekts („Geht in die Produktion“) wird das Ergebnis in den operativen Betrieb übergeben. Ab diesem Zeitpunkt befindet es sich in der BAU-Umgebung. Hier kümmert sich typischerweise ein festes, stabiles Team um sich wiederholende Routineaufgaben und die kontinuierliche Verbesserung des bestehenden Produkts. Die Arbeit wird aus einer langen, priorisierten Liste von Aufgaben – einem Backlog oder einer „To-do-Liste“ – abgeleitet und inkrementell umgesetzt.

Erkenntnis 3: "Agile" ist universell, PRINCE2 Agile ist ein Spezialwerkzeug

Hier kommt die entscheidende Differenzierung ins Spiel. Agile Werte, Konzepte und Techniken – wie zum Beispiel das Arbeiten in kurzen Zyklen (Timeboxes) oder die Priorisierung von Aufgaben – sind universell einsetzbar. Sie können sowohl in der strukturierten Welt der Projekte als auch im fortlaufenden Tagesgeschäft (BAU) einen enormen Mehrwert schaffen. Agile kann also auf beiden Seiten der Trennlinie zwischen Projekt und Routine angewendet werden.

PRINCE2 Agile hingegen ist ein Spezialwerkzeug. Gemäß den offiziellen Richtlinien darf es ausschließlich für die Aufgaben links der Trennlinie, also für Projekte, verwendet werden.

Für die Praxis bedeutet dies: Die richtige Methode für die falsche Aufgabe zu wählen, hat gravierende Konsequenzen. Ein komplexes Projekt wie eine BAU-Aufgabe zu behandeln – also ohne die Steuerungsmechanismen von PRINCE2 Agile –, birgt enorme Risiken: Es fehlt an Governance, der Scope gerät außer Kontrolle, Stakeholder-Erwartungen driften auseinander und die Wahrscheinlichkeit eines vollständigen Scheiterns ist hoch. Umgekehrt führt die Anwendung von PRINCE2 Agile auf Routineaufgaben zu Frustration und Ineffizienz. Teams müssen daher präzise erkennen, wann sie die Flexibilität allgemeiner agiler Ansätze benötigen und wann sie den unverzichtbaren, strukturierten Rahmen von PRINCE2 Agile für ein komplexes, zeitlich befristetes Vorhaben brauchen.

Fazit: Das richtige Werkzeug für die richtige Aufgabe

Der Schlüssel zum Erfolg liegt nicht darin, blind „agil“ zu sein. Er liegt darin, zu verstehen, welche Art von Arbeit geleistet wird, und bewusst das passende methodische Werkzeug dafür auszuwählen. Die Unterscheidung zwischen einem zeitlich befristeten Projekt und dem fortlaufenden Tagesgeschäft ist die Grundlage für diese strategische Entscheidung.

Schauen Sie sich nun Ihre aktuellen Aufgaben an: Leiten Sie ein Projekt oder optimieren Sie ein bestehendes Produkt – und sind Sie sicher, dass Sie dafür den richtigen Ansatz verwenden?