Im Rahmen von PRINCE2, einer weit verbreiteten Projektmanagementmethode, ist ein "Ausnahmebericht" ein sehr wichtiges Dokument. Der Grundgedanke hinter PRINCE2 ist, Projekte in kontrollierbare und verwaltbare Phasen zu unterteilen. Ein Ausnahmebericht wird immer dann notwendig, wenn innerhalb des Projekts festgestellt wird, dass die Toleranzgrenzen (Zeit, Kosten, Qualität, Umfang, Risiko und Nutzen), die für das Projekt oder eine Phase festgelegt wurden, überschritten wurden oder zu werden drohen.
Hier die Schritte, wie es typischerweise zu einem Ausnahmebericht kommt und was dieser beinhaltet:
1. Erkennung einer Ausnahme: Das Projektteam oder ein Teammitglied identifiziert, dass ein Aspekt des Projekts die festgelegten Toleranzen überschreitet oder überschreiten wird. Dies kann durch regelmäßige Überwachung und Berichterstattung festgestellt werden.
2. Erstellung des Ausnahmeberichts: Der Projektleiter erstellt daraufhin einen Ausnahmebericht. Dieser Bericht enthält eine detaillierte Analyse der Situation. Er beschreibt, welche Teile des Projekts von der Ausnahme betroffen sind, warum die Ausnahme auftrat, welche Auswirkungen sie auf das Projekt hat oder haben könnte und welche Handlungsoptionen zur Verfügung stehen.
3. Vorlage beim Lenkungsausschuss: Der Ausnahmebericht wird dem Lenkungsausschuss vorgelegt. Der Lenkungsausschuss hat die Aufgabe, über das weitere Vorgehen zu entscheiden. Er kann entscheiden, ob das Projekt innerhalb der neuen Bedingungen fortgeführt, angepasst oder in extremen Fällen abgebrochen wird.
4. Entscheidungsfindung: Der Lenkungsausschuss bewertet die im Ausnahmebericht dargestellten Informationen und trifft eine Entscheidung über das weitere Vorgehen. Diese Entscheidung wird dem Projektleiter mitgeteilt, der dann die entsprechenden Maßnahmen umsetzt.
Ein Ausnahmebericht umfasst Folgendes:
- Ausnahmetitel: Ein Überblick über die berichtete Ausnahme
- Ursache der Ausnahme: Eine Beschreibung der Ursache für eine Abweichung vom aktuellen Plan
- Konsequenzen der Abweichung: Die Auswirkungen, falls die Abweichung nicht behoben wird, für:
- Das Projekt
- Das Unternehmens- bzw. Programmmanagement oder den Kunden
- Optionen: Zur Verfügung stehende Optionen zur Behebung der Abweichung und Auswirkung jeder Option auf den Business Case, Risiken und Toleranzen
- Empfehlung: Empfehlung zu den zur Verfügung stehenden Optionen und entsprechende Gründe
- Erfahrungen: Durch die Ausnahme gemachte Erfahrungen für dieses oder zukünftige Projekte
Der Ausnahmebericht spielt also eine zentrale Rolle in der Steuerung und Kontrolle eines Projekts nach PRINCE2. Er sorgt dafür, dass Abweichungen vom geplanten Kurs frühzeitig erkannt und adressiert werden können, was letztendlich zur Risikominimierung und Erfolgssicherung des Projekts beiträgt.
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